Mitarbeiterbindung und Produktivität von Anfang an

Eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeitenden ist ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Deshalb ist ein gutes Onboarding so wichtig. Onboarding bedeutet so viel wie „an Board holen“ und meint, neue Mitarbeitende so gut wie möglich schon ab der Vertragsunterschrift zu unterstützen, damit sie sich im Unternehmen willkommen fühlen. Das Onboarding wird in verschiedene Phasen unterteilt:

Leider unterschätzen viele Arbeitgebenden die Bedeutung der Phase zwischen Vertragsunterschrift und dem eigentlichen Arbeitsbeginn - das sogenannte Preboarding. Gerade in dieser Zeit gibt es viele Unsicherheiten und Zweifel bei neuen Kolleg:innen, was zu einer erhöhten Frühfluktuation führen kann. Gerade in einer Zeit des Fachkräftemangels sollte man dies unbedingt vermeiden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sowohl den Preboarding als auch den gesamten Onboarding-Prozess effektiv strukturieren können und damit die Bindung neuer Mitarbeitenden intensivieren und ihre Produktivität erhöhen können.

#1 Die Bedeutung des Preboarding
#2: 5 Tipps für ein gelungenes Preboarding
#3: Onboarding: ab dem ersten Arbeitstag
#4  Die Integrationsphase - Soziale Integration fördern
#5 Der Erfolg eines strukturierten Preboarding-Prozesses
#6 Onboarding mit dem heroes-System

#1 Die Bedeutung des Preboarding

Bevor neue Mitarbeitenden ihren ersten Arbeitstag antreten, können einige Wochen vergehen, in denen oft keine Kommunikation zwischen Personalabteilung und Kandidat:in stattfindet. In dieser Zeit können Ängste und Unsicherheiten entstehen, die dazu führen, dass 36 Prozent der Kandidat:innen noch vor Vertragsunterschrift abspringen. So das Ergebnis einer Studie von Haufe. Es ist also von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen in dieser Phase aktiv werden und den neuen Mitarbeitenden Sicherheit geben. Deshalb haben wir einmal unsere 5 besten Tipps zusammengefasst.

#2: 5 Tipps für ein gelungenes Preboarding

• Benennen Sie eine Ansprechperson: Stellen Sie sicher, dass es eine definierte Person gibt, die der oder die neue Mitarbeiter:in kontaktieren kann. Dies kann entweder die Personalabteilung oder die zukünftige Führungskraft sein.
• Bereitstellung von Informationen: Geben Sie neuen Kolleg:innen alle notwendigen Informationen, um offene Fragen zu klären. Eine FAQ-Liste, ein Einarbeitungsplan und eine Checkliste können dabei helfen, Unsicherheiten zu reduzieren.
• Save the Date - Einladung zu Team-Events: Laden Sie neue Mitarbeitende frühzeitig zu Team-Events wie Sommerfesten oder Weihnachtsfeiern ein. Dadurch können sie bereits vor ihrem Arbeitsbeginn erste Kontakte knüpfen und sich willkommen fühlen.
• Reibungsloser Dokumentenaustausch: Stellen Sie sicher, dass der Austausch von Dokumenten problemlos funktioniert. Bestätigen Sie den Eingang von wichtigen Unterlagen und sorgen Sie für eine schnelle Abwicklung.
• Überraschungen und Aufmerksamkeiten: Zeigen Sie Wertschätzung gegenüber neuen Kollegen, indem Sie sie mit kleinen Aufmerksamkeiten überraschen, beispielsweise einem Willkommens-Paket mit handgeschriebener Karte und Süßigkeiten.

Übrigens: auch Remote-Arbeit lässt einen guten Preboarding-Prozess zu. Team-Events können auch online stattfinden, ein gemeinsames Mittagessen über verschiedene Kommunikationstools ist ebenso möglich. Sämtliche Arbeitsmaterialien, als auch Aufmerksamkeiten lassen sich heutzutage so schnell wie nie per Post verschicken. Einem erfolgreichen Preboarding-Prozess im Homeoffice steht also nichts im Weg.

#3: Onboarding: ab dem ersten Arbeitstag

Jetzt geht das Onboarding richtig los. Der erste Arbeitstag ist von großer Bedeutung, um neuen Mitarbeiter:innen einen positiven Einstieg zu ermöglichen und ihre Entscheidung für das Unternehmen positiv zu untermauern. Eine sorgfältige Planung ist hier essenziell. Deshalb sollte ein gelungener erster Arbeitstag folgendes beinhalten:

• Orientierungs- und Willkommensgespräch durch die Führungskraft
• Vorstellung des Teams und eventuell eines Paten
• Durchsprechen des Einarbeitungsplans
• Gemeinsames Mittagessen mit dem Team
• Kleine Willkommensgesten, um  Wertschätzung zu zeigen
  
  

#4  Die Integrationsphase - Soziale Integration fördern

Die Integrationsphase im Onboarding fokussiert sich oft ausschließlich auf die fachliche Integration. Dabei sollte die soziale Integration nicht unterschätzt werden, denn fachlich gut eingearbeitete Mitarbeitende, die sich sozial nicht integriert fühlen, können schnell unglücklich und unproduktiv werden. Mit diesen fünf Tipps können Sie die soziale Integration fördern:

• Klären Sie die Erwartungen an die Einarbeitungszeit, damit der oder die Mitarbeiter:in weiß, was von ihm bzw. ihr erwartet wird.
• Benennen Sie einen Paten oder eine Patin als "Feelgood-Manager", der oder die den neuen Kolleg:innen bei Fragen und Anliegen zur Seite steht.
• Regelmäßige Feedbackgespräche helfen, Unsicherheiten zu klären und eine offene Kommunikation zu fördern. Unsere Empfehlung: Vereinbaren Sie deswegen schon im Vorfeld den ersten Termin für ein Feedback Gespräch nach dem ersten Monat.
• Holen Sie auch Feedback von anderen Kolleg:innen ein, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
• Gemeinsame Team-Events wie ein Frühstück stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl und fördern den Teamspirit.
  
  

 

 

#5 Der Erfolg eines strukturierten Preboarding-Prozesses

Der Preboarding-Prozess ist entscheidend für die langfristige Bindung und Produktivität neuer Mitarbeiter:innen. Es ist wichtig, sich nicht nur auf die fachliche Einarbeitung zu konzentrieren, sondern auch die menschlichen Belange zu berücksichtigen. Unternehmen sollten eine Ansprechperson benennen, Informationen bereitstellen, Team-Events organisieren und für einen reibungslosen Dokumentenaustausch sorgen. Zusätzlich können kleine Überraschungen und Aufmerksamkeiten die Wertschätzung gegenüber neuen Kollegen zeigen.

Die Integration neuer Mitarbeitenden beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und ist ein kontinuierlicher Prozess. Eine unterstützende Software kann den Preboarding-Prozess strukturieren und die Kommunikation mit den neuen Mitarbeitenden verbessern. Investieren Sie in den Preboarding-Prozess, um langfristig motivierte und produktive Mitarbeiter:innen zu gewinnen und die Frühfluktuation zu reduzieren. So können Sie im Wettbewerb um die besten Talente die Nase vorn behalten.

 

#6 Onboarding mit dem heroes-System

Wir von heroes sind Ihr Ansprechpartner, wenn es um professionelle Unterstützung im Recruiting geht. Dazu zählt auch der Onboarding- und der Preboarding-Prozess. Das heroes-Bewerbungsmanagementsystem bietet Ihnen z.B. die Möglichkeit, einen zugriffsbeschränkten Bereich für Ihre zukünftigen Mitarbeitenden zu gestalten und mit FAQ-Listen, Einarbeitungsplänen, Checklisten und Kontakten auszustatten. Weiterhin können Sie über dieses Portal den Dokumentenaustausch so einfach wie möglich gestalten und den Kandidat:innen die Möglichkeit bieten, Personalfragebogen, Arbeitsvertrag und andere Unterlagen ganz einfach einzusehen oder hochzuladen.

 

Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist unverzichtbar, um neue Mitarbeitende langfristig zu binden und ins Team zu bringen. Die Bedeutung der sozialen Integration darf dabei nicht unterschätzt werden. Unternehmen sollten einen klaren Plan für die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn haben und die neuen Kolleg:innen durch eine Ansprechperson unterstützen. Die Bereitstellung von Informationen, die Einladung zu Team-Events und kleine Überraschungen können helfen, Wertschätzung zu zeigen und das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken. Unsere unterstützende Software kann den Prozess erleichtern und für eine reibungslose Kommunikation sorgen.

 

Investieren Sie genügend Zeit und Geld in den Onboarding-Prozess, haben sie die besten Bedingungen, um Talente zu gewinnen und langfristig für Ihr Unternehmen zu begeistern.

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Verfasst von Till Stadick

Till Stadick berät seit 2000 verschiedenste Unternehmen, Behörden und Institutionen im Bereich der Digitalisierung und Recruiting-Lösungen. In verschiedenen Projekten für Kunden wie der Robert Bosch GmbH, der Landeshauptstadt München, der ARAG AG, dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, den SRH Kliniken und vielen anderen unterstützt er mit seiner Expertise in der Beratung, Konzeption, Umsetzung, dem Rollout und dem Betrieb von digitalen Lösungen im Employer Branding, Personalmarketing und Recruiting. Seit 2016 ist er außerdem als Keynote Speaker, Change-Manager und Seminarleiter tätig.